「忙しくて、自分のための時間がまったく取れない」「英語を勉強したいのに、気づいたら一日が終わっている」
こういう悩みを、本当によくいただきます。私自身、ドイツ企業の代表をやりながら、複数の会社の役員、NPO、オンライン講座の運営まで抱えていて、タスクの量はかなりのものです。それでも回せているのは、一つの習慣のおかげです。カレンダーがないと、私はもう生きていけません。
今日は、私が中学生の頃に編み出し、社会人になった今も使い続けている時間管理術の話をします。
朝の行動は、前日の夜に決まっている
「朝のルーティンは?」とよく聞かれますが、実は私に特別な朝のルーティンはありません。
なぜなら、朝の行動は、前日の夜にすべて決まっているからです。私が大事にしているのは、朝ではなく、前夜。寝る前に翌日のカレンダーを全部チェックして、更新する。これが私の本当のルーティンです。
起きたら、用意をして、ニュース(日経とエコノミスト)をチェックし、そこからカレンダーに沿ってタスクが始まる。朝の時点で「今日何をしようか」と考えることはありません。考えるのは、前の晩に終わっているからです。
やりたいことを「先に」入れ、余った時間に仕事を置く
ここがいちばん大事なところです。多くの人は、仕事の予定を先に埋めて、余ったところに自分のやりたいことを入れようとします。だから、いつまでたっても自分の時間が取れない。
私は逆です。自分が時間を使いたいこと ― 勉強、将来への投資、夢を追うための時間を、最初にカレンダーに差し引いて入れておく。 ジョギングも、ピアノの練習も、最初から入っている。そうしないと、そこに必ず別の予定が割り込んでくるからです。
若いうちは特に、これが効きます。定時が長く、帰ってから一時間も自分のために使えない働き方を続けていると、30歳くらいまでにキャリアの方向が決まってしまう。未来への投資の時間を、誰かに割り込ませてはいけない。だからこそ、先に確保するのです。
「行動」ではなく「成果」を書く
もう一つ、私のカレンダーには特徴があります。書くのは行動ではなく、得たい成果です。
たとえば「ミーティングがある」とは書かない。「ミーティングをやって、こういう結果を得る」と書く。アクションアイテムというのは、本来アクションした先に成果が出るものですよね。行動だけを淡々と追っていると、肝心の成果に目が向かなくなる。「明日、何々をやって、何々を得る」 ― この書き方にするだけで、思考が成果志向に変わります。
私のカレンダーは15分刻みでびっしり埋まっていて、朝食を取ることまで入っています。忙しそうに見えますが、逆です。全部カレンダーに書いてあるから、自分で覚えておかなくて済む。 記憶という不確かなものに頼らなくていい。これがいちばんの効用です。
出発点は、中学生の「記憶の効率化」だった
この習慣の原点は、中学生の頃にあります。
勉強というのは、結局「記憶の効率をいかに上げるか」です。授業中にノートを取り、帰って復習し、翌朝もう一度見れば、それだけで3回繰り返したことになる。どこで何をやれば記憶が定着するかを、自分なりに設計していました。
社会人になっても、ロジックはまったく同じです。カレンダーがあって、その中でタスクを最も効率よくこなしていく。「お金と自由を同時に手に入れる技術は?」と聞かれたら、私はこう答えます。時間をきちんとマネジメントする技術だ、と。自由はある程度お金で買えるし、お金は効率よく働けば増える。その両方の根っこにあるのが、時間の自由度なのです。
この「記憶を外に出す」発想は、読書にもそのまま使えます。詳しくは記憶に頼らない読書術で。
まず「考える時間」をカレンダーに入れる
最後に、すぐ試せることを一つ。
「自分は何を成したいのか」を考える時間を、カレンダーに入れてください。たとえば明日の11時から12時まで。多くの人は、これをやりません。でも、時間がなければ考えることすらできない。何を成したいかが決まらなければ、そこへ最短で近づく逆算もできません。
人生を、85歳で終わると仮定して、そこから逆算する。そんな壮大な計画も、まずは「考える時間」をカレンダーに確保するところから始まります。地味ですが、これが効きます。
時間管理とは、根性で頑張ることではありません。やりたいことを先に置き、成果で書き、記憶を外に逃がす ― それだけで、限られた時間の使い方は大きく変わります。
私がこうして培ってきた仕事術や、世界で通用するビジネスの考え方は、「MBAに行かない人のための無料メール講座」で少しずつお届けしています。自分の時間を取り戻す入口として、受け取ってみてください。